這次更新只是前菜！更猛的還在後頭！最完整的 Heptabase 白板協作功能中文教學，看這篇就夠！

Heptabase 的協作功能終於在 v1.52.0 上線了！

2025/02/03 收到 Beta 測試後，於 2025/02/07 就全面開放給所有用戶了！

現在，你只需用 Email 邀請對方註冊免費帳號，即可在同一塊白板上同步協作、整理資料、一起做研究及學習。多人同時編輯、連結卡片的視覺化操作真的非常流暢！

Heptabase 推出協作功能，與其他線上協作工具（如 Google Docs、Miro、Notion）有何不同？ 答案就是視覺化！

在 Notion、Google Docs 等層級式架構的軟體上，缺乏清晰的討論，而且總是需要在同一個頁面上下的滑動也無法聚焦，導致評論經常散落在不同的地方，後續追蹤不易；在 Miro 又很容易 Lag 卡頓，而 Heptabase 上協作的體驗非常的絲滑、順暢，非常舒服！

Heptabase 透過視覺化和連結的方式在白板上協作，無論是整理專案、知識、研究還是做旅遊規劃，所有協作者都可以很輕鬆地把收集到的資訊放上白板，共同整理，讓彼此以更輕鬆地理解資訊及關係。 而且還能快速又精準定位協作者當前位置，聚焦當前討論的卡片或文件，減少溝通上的摩擦，體驗起來真的超級棒！

在進入主題之前要先知道，白板協作的首要條件：

首先要有朋友！

還好，在內部測試時，我還有一個大家的好朋友 Heptabase 的客戶體驗經理 PJ Wu 直接說「我邀請你，你就知道協作者的角度會怎樣了」，才讓這篇文章生出來

邀請機制與與協作者的權限說明（基礎教學）

邀請協作者的方式及對象

• 方式：使用 Email 邀請
• 對象：任何人就算對方若沒有訂閱 Heptabase，也會會自動成為免費方案（Free Plan）用戶
• 人數限制：在目前 v1.52.0 版本，在同一個白板的同時協作上限是 30 人

無論對方是否有訂閱 Heptabase ，都可以被邀請成為你的協作者。

如果對方沒有訂閱，他們將會成為免費方案（Free Plan）的用戶，但他們就只能在他們有受邀協作的白板中使用 Heptabase。

而協作邀請也是目前唯一一種方式可以註冊或者成為免費方案。

邀請協作者的步驟與協作者的權限

1. 點擊白板右上角的 Share
2. 選擇 Share 並輸入協作者的 email ，即可提供該白板的 Full Access (完整權限)，而且當前版本只能選擇完整權限

這代表所有協作者可對白板上的卡片及任何物件

• 進行編輯
• 邀請其他更多協作者
• 甚至刪除所有東西

不過不用太擔心協作者誤刪卡片，這部份也會在後續刪除機制中介紹到！

如果只想開啟白板唯讀模式，請使用 Publish 功能

雖然目前只有完整權限的選項，不過未來更新會開放更多權限層級的選擇。

如果目前希望白板僅可檢視，則在點擊白板右上角的 Share 後選擇 Publish ，只要有連結的人都可以觀看

如何移除協作者權限？

如果需要移除協作者，一樣按下 Share，然後在你要取消的人員旁邊選擇 Remove access 即可

協作者的視角與工作區操作

請協作者到 Email 收信接受邀請

當白板主人邀請協作者後，協作者會收到 Heptabase 寄送的認證連結

點擊後即可進入被授權工作區的白板

如果還沒有訂閱 Heptabase，第一次會需要輸入用戶名稱，註冊成為免費用戶

未來透過註冊的 email 在瀏覽器或電腦版登入 Heptabase 即可看到協作的白板及共享工作區

但如果工作區的主人移除你的權限，還是會出現那個 workspace 可以選擇，也可以進去，但是裡面不會有任何白板

如果被取消權限，還是可以看得到曾經被邀請過的 workspace，但無法回到那塊白板，失去授權的白板會變成 Deleted Whiteboard

協作者的登入後的左側欄功能說明

協作者進入共享工作區後，白板左側功能區依此圖片排序，由上往下分別為

1. 點擊切換所有有權限的共享工作區如果跟不同協作者共用多個不同的協作白板，則需要切換到不同協作者的工作區，而非全部都在同一個空間
2. 可以看到該共享工作區所有有權限的白板跟一位 workspace 如果共用一個以上白板，可以切換白板
3. 共享卡片庫(Shared Cards)可以看到該共享工作區所有有權限的卡片
4. 可以看到已經被開啟的共享卡片跟協作白板

如何開始在 Heptabase 白板上協作？

當共享的協作白板開始有協作者之後，大家便可以在這塊白板進行協作、資料收集及整理、學習和研究

如果沒有訂閱 Heptabase 的協作者，將使用最基本的功能，接下來將更深入介紹協作者能看到哪些內容，以及協作有哪些機制

像玩遊戲一樣，在協作白板上即時知道每位協作者的所在位置

當我們進入當在 Heptabase 的協作白板時

就看到傳說對決這種 MOBA 遊戲的地圖（Multiplayer Online Battle Arena，多人線上戰鬥競技場）

在你的可視範圍中，你可以看到目前有在線上的協作者目前的滑鼠位置

當每次有人進/出白板（上、下線），浮標的顏色都會隨機變換

當我放大（zoom in）到一定程度後，在我視線範圍外當然看不到其他人，這時候可以透過 Shift+1 (查看白板全局)，來看到所有協作者的位置

當你找到協作者，可以點擊右上角協作者的名字，可以瞬間移動到該協作者的所在定位，讓彼此能夠很快地同步聚焦在討論某個內容，不會雞同鴨講，減少溝通上的摩擦，體驗起來真的超級棒！

Shared Cards （共享卡片庫）是什麼？

首先要了解的是 Heptabase 中出現的新名詞： Shared Cards

我稱之為「共享卡片庫」，是由我自己翻譯的

當白板主人提供權限給協作者時

協作者在左側欄會有一個 Shared Cards，是該工作區你有權限的所有卡片都會在這裡

• 協作者會與白板主人共用白板主人的卡片庫，但只看得到白板主人提供權限的白板中的卡片
• 目前還無法將白板主人的卡片加入自己卡片庫、或者是導入自己的卡片到別人白板

當白板主人分享協作白板時，在白板上的卡片，全部都會出現在協作者的共享卡片庫(Shared Cards)。

除此之外，只要協作白板裡面還有白板，那這些白板裡面的卡片也全部都會出現在協作者的共享卡片庫(Shared Cards)。

協作者在白板上能看到哪些內容？

被提及的卡片(mention card)的內容可以被協作者看到嗎？

如果有卡片在白板上的任何地方被提及，但不在這個協作白板上

此時協作者可以看到這張被提及的卡片標題，但他們無法透過點擊進入查看該卡片

假設目前有兩張卡片

• 卡片 A 有在協作白板上，且內容有提及卡片 B
• 卡片 B 不在協作白板上

協作者可以在卡片 A 看到卡片 B 的標題，但他們無法透過點擊進入查看卡片 B

所以如果想讓協作者在卡片 A 點擊卡片 B 的標題並看到內容，卡片 B 就必須也在協作白板上

嵌入的卡片(embed card) 的內容可以被協作者看到嗎？

嵌入的卡片(embed card) 協作者看不到任何內容，除非嵌入卡片也有放在你協作白板上

官方表示這樣的目的，是為了避免某些你沒有想要分享的卡片，透過嵌入的方式不小心分享出去。

主白板與子白板，協作者能進入查看嗎？

在協作白板的規則與 Publish to web 一樣

• 子白板無法被看到
  • 如果白板主人是透過 Link to whiteboard 加入的子白板，無法被協作者看到如果共享同兩張以上白板，協作者也可以透過 Link to whiteboard 加入有權限的子白板
• 主白板，可以被看得到
  • 如果協作白板裡，有 N 張以主白板的形式存在協作白板中的話，等於分享 N 張白板跟裡面的所有卡片，協作者也可以擁有完整權限所以如果裡面有卡片 A、B、C，也會存在於 Shared Card (共用卡片庫) 中

協作者可以對白板上的物件做什麼事？有什麼限制？

如同前面所提及，所有協作者都有完整權限

所以對於協作白板上的任何物件都能夠做編輯、移除及刪除

但在編輯時還有一些事情要注意

共同編輯卡片、文字時的鎖定機制

在白板協作時，有人在編輯 卡片(Card) 或文字(text) 時，卡片及文字會進入鎖定狀態

其他人會暫時沒辦法進行編輯，這樣能夠有效地避免編輯衝突

假設真的有需求，可以點擊佔用權限的協作者旁邊的 X

就可以把他的鎖定取消，並把編輯權限搶過來

如果白板主人在 Mobile App 在操作這塊白板上的卡片，則會強制佔用/鎖定

因為目前 Mobile App 還未支援協作，而且當使用手機在 Heptabase 上編輯卡片時，等於是沒辦法被關掉，所以任何協作者點擊這個 X 都沒辦法取消鎖定

協作者也可以把 text/video/audio 物件變成卡片

協作者可以把協作白板上的任何物件，例如 text/video/audio 物件變成卡片

點擊 video、aduio 的 Add to Shared Cards 等於是將其變成 Video/audio Card

因為是共享白板主人的卡片庫，所以這些卡片或媒體卡，除了加入到 協作者 Shared Cards (共享卡片庫)之外，也都會在白板主人的卡片庫中變成卡片/媒體卡

白板主人可以在 Card Library 看到卡片是由誰建立的？

由於所有協作者都可以把非卡片物件變成卡片

但有時候白板主人並不想要加入這些卡片，這個時候我們可以到卡片庫中點擊 Create by 按鈕

這裡能夠開啟過濾器(Filter) 透過選擇 created by me 或者 created by me others

讓你區分哪些卡片是自己建立的、哪些卡片是別人建立的

並且把不需要的卡片從卡片庫中刪除

協作中的刪除、歷史版本與垃圾桶機制

由於所有協作者都擁有完整權限，代表所有協作者都可以刪除白板上的任何卡片或物件

當卡片從協作的白板被移除或刪除時，還能夠在垃圾桶中找回來

但還有一些注意事項要特別注意，我們接著說明

如果從協作白板上刪除(Delete) 卡片，會發生什麼事？

• 由協作者刪除卡片，白板主人的卡片也會同時被刪除，但最終這張卡片是否被永久刪除，是由白板主人決定
• 當卡片被刪除後，白板主人跟協作者都可以到垃圾桶尋找並復原，卡片會出現在卡片庫，但不會回到白板上，且只有白板主人有永久刪除的權限
• 協作者可以復原卡片(Restore)，但不能永久刪除(Delete Permanently)
• 白板主人則可以復原卡片(Restore)，也可以永久刪除(Delete Permanently)

如果從協作白板上移除(Del) 卡片，會發生什麼事？

• 協作者還是可以在共享卡片庫中找到，此時白板主人右上角也會跳出一個通知，詢問是否要移除該卡片的權限
• 如果是由白板主人點擊 Del 將卡片從共享白板移除，則代表這張卡片不在這塊白板上，所以協作者看不到了，也就沒有權限了

簡單來說，大家用的都是白板主人的卡片庫/垃圾桶

• 白板主人與協作者是共用白板主人的卡片庫/垃圾桶，所有人都可以把 text/image/video 轉變成卡片，也可以把卡片刪除丟到垃圾桶，但最終決定是否永久刪除，是由白板主人決定
• 當由協作者刪除卡片時，被刪除的卡片會出現在主、子協作者的垃圾桶
• 當由主協作者刪除卡片時，被刪除的卡片不會出現在子協作者的垃圾桶

協作白板上右上角突然出現的小箱子是什麼？

這是避免有卡片從白板消失或被刪除，而白板主人不知道的通知的機制

如果卡片是由白板主人刪除，不會出現這個通知

但如果是由協作者刪除(delete)或者移除(Remove) 卡片時

白板主人在協作白板右上角會出現一個小箱子圖示，告訴白板主人有卡片消失在這塊白板了

讓白板主人決定是否保留權限給協作者，這時候他會有兩種決定

• 如果白板主人再次將卡片從卡片庫或垃圾桶放回白板上，代表再次授予權限給協作者，小箱子也會隨之消失
• 如果選擇 Remove access ，協作者將失去這張卡片的權限，無法從垃圾桶看到、復原，也無法從 Shared Cards(共享卡片庫)中找到

只要白板主人還沒到垃圾桶將卡片永久刪除，被刪除的卡片還會繼續存在於白板主人的垃圾桶中

當卡片被刪除後，白板主人還是可以在自己的垃圾桶中找到，而且會出現被刪除或移除的提醒，協作者沒有永久刪除的權限，無論是故意或誤刪、移除卡片，白板主人都還是能夠找得回來，不過為了避免麻煩，最好還是慎選及告知協作者！

協作白板的卡片一樣有「歷史版本」的功能

在協作白板上白板主人或協作者都能透過「Version History」功能，還原編輯的歷史版本

所以當有人覺得編輯的地方怪怪地，可能遭到誤編輯，或者希望回復到某個版本

都可以在白板上點擊右鍵，選擇 Version History，在右側的清單中找回當初的版本

特別提醒：text、video、audio 等非卡片物件，只要被移除就無法找回

上面提到通知移除權限的小箱子只有針對卡片

所以如果有重要的影片或照片要在協作白板分享的話

建議白板主人先將其變成卡片的形式，以免被誤刪而找不回來了

• 被刪除的白板可以在垃圾桶中找回來，但不會出現小箱子通知
• 文字(text)、video、audio、image，則不會通知，也無法被找回來

PDF、Highlight Card 及其他類型檔案（進階功能介紹）

如果你沒有訂閱 Heptabase，這邊簡單介紹一下 PDF 跟 Highlight Card 在 Heptabase 是什麼？

在 Heptabase 中，可以直接在白板上閱讀 PDF 並且劃線或者用區塊標記成圖片，這些被劃重點地方會變成一張卡片，叫做 Highlight Card

我們可以對 Highlight Card 做筆記、找回當初的源頭，更酷的是還可以直接拉到白板上

但在協作白板上則有一些限制，我們接著介紹

任何在白板上的文件、檔案，都可以被別人看到，都也可以下載

任何在白板上的文件、檔案

（例如 word 檔案、epub、pptx 等無法在 Heptabase 中被開啟的檔案）

不管是放在卡片、文字或者 Highlight card 的筆記區

只要是在協作白板上都可以被別人看到，都也可以下載

PDF

• PDF 檔案，可以看，也可以下載
• 不管協作者有沒有訂閱 Heptabase ，都無法在 PDF 上劃線、標注(Highlight)

Highlights Card

• 可以看到白板上的 Highlight card
  • 如果該 Highlight Card 的 PDF 沒有在白板上，則看不到 PDF 中劃線的位置
• 如果 Highlight 跟 PDF 都有在白板上，可以看得到原 PDF 畫線位置，而且可以從 PDF 拉進白板，前提是該 PDF 也要在協作白板上
• 如果 PDF 沒有在白板上，對 Highlight Card 點擊定位(Locate highlight)時，則無法開啟 PDF 進行找到源頭

基於以上幾點，若想讓協作者查看 Highlight 的實際 PDF 原文，必須將該 PDF 一併放入協作白板

協作者可以使用逐字稿生成(Generate transcript) 跟 洞見生成器(Generate insight) 嗎？

直接講答案： No

協作者無法使用逐字稿生成(Generate transcript) 跟 洞見生成器(Generate insight)

不管協作者有沒有訂閱 Heptabase ，都無法在共享白板上使用逐字稿生成(Generate transcript) 跟 洞見生成器(Generate insight)

無論是一般卡片、Youtube Card 還是 Podcast Card 都一樣不行

點擊後不會有反應，就算原影片也有字幕檔也不行

例外：透過白板主人生成洞見或逐字稿，協作者一樣可以看到或編輯

雖然協作者無法使用逐字稿生成(Generate transcript) 跟 洞見生成器(Generate insight)

但白板主人一樣可以，而且如果經由白板主人生成後，協作者馬上就可以看到字幕及洞見

一旦有了逐字稿跟洞見，協作者就可以對他們作編輯，但是洞見無法被拉到白板上

幫忙官方找到協作可改善的地方！

PJ 表示：關於新的協作功能，若有遇到任何問題或者錯誤，或者是你覺得怪怪的地方，都請透過 in app support 通報問題給官方，因為調查都會需要你的帳號紀錄，這樣可以更快為你解決問題！

可以參考官方的這篇說明：〈我該如何聯繫 Heptabase 團隊尋求支援？〉

如果在協作時遇到藍色燈號，幫忙回報同步狀態

如果在協作時遇到藍色燈號，請大家幫忙點開燈號，然後截圖給官方查看 sync 的狀態內容，這個資訊可以幫助我們改善同步的速度

結語

以上 Heptabase 所有協作功能就介紹到這邊了！

這已經是全網最詳盡的 Heptabase 協作攻略，後續還有許多令人期待的更新

隨著 Heptabase 推出協作功能，無論是策劃專案、做研究或學習，都能在視覺化的白板中同時與朋友或同事即時交流，不再需要反覆傳檔或等對方更新檔案

Heptabase 的協作功能不管是一起學習、研究共同主題，還是與朋友共同規劃旅遊或主題都很方便，而且只要透過 Email 就能邀請對方，儘管協作者沒有 Heptabase 帳號也可以，真的超佛心的！

雖然目前只有完整權限的選項，不過別擔心，未來更新會開放更多權限層級的選擇。

才釋放已久的期待，然後又要再繼續期待

這次 Heptabase 的推出的協作功能，一推出就另大家超驚豔

更新完後我馬上就到官方的 Roadmap 上查看，發現接下來的版本還會有

• 提及其他協作者
• 與協作者在 Heptabase 聊天/溝通
• 改善協作的讀取與同步的速度

另外在今天(2024/02/05) 還發現另外一個小彩蛋是 AI Chat 正在施做中！

從字面上看起來是可以跟 PDF 對話，還有從白板上提取訊息

但可能還需要在耐心等好一陣子吧

CEO 詹雨安的 Thread 貼文上也表示將在未來這幾個月還會陸續推出更多與協作有關的功能更新（對象包含人和 AI）

每次只要 Heptabase 的 Roadmap 上看到新功能即將推出，我都會興奮地睡不著啊！！！！

如果你還在觀望 Heptabase，請使用我的連結免費試用七天，親身體驗協作帶來的便利。

但這邊要拜託各位一件事情

記得使用電腦版回來點擊這個連結註冊、試用

當作請我喝一杯熱美式、給我一點動力，讓我繼續努力肝出好的文章跟影片

未來我也有規劃拍攝教學影片，有任何問題跟想看的教學都歡迎許願

👉🏽 官網七天免費試用連結：https://get.heptabase.com/0xs8x3d5ol4n

參考資料

• 在 in app support 與 Customer Support PJ Wu 的討論
• 官方文件：
  • Collaboration Q&A(協作功能與權限機制說明)
• 我該如何使用版本紀錄（version history）功能復原我的卡片與白板？
• Alan Chan’s Thread